Một quyết định quản trị cần bộ dữ liệu tối thiểu nào?
Khi bắt đầu tổ chức dữ liệu, doanh nghiệp có thể muốn thu thập thật nhiều trường thông tin để sử dụng về sau. Tuy nhiên, mỗi thông tin bổ sung đều cần người ghi nhận, kiểm tra và cập nhật. Nếu chưa rõ mục đích sử dụng, biểu mẫu có thể ngày càng dài trong khi người quản lý vẫn khó tìm câu trả lời cần thiết.
Một cách bắt đầu là chọn quyết định cụ thể, xác định câu hỏi cần trả lời rồi thiết kế bộ dữ liệu phục vụ câu hỏi đó.
Đi từ hành động cần thực hiện
Giả sử người quản lý muốn biết đơn hàng nào có nguy cơ giao chậm để bố trí xử lý. Bộ dữ liệu ban đầu có thể cần mã đơn, thời hạn đã cam kết, trạng thái hiện tại, người phụ trách và vướng mắc. Các thông tin này cần được hiểu theo cùng một cách và cập nhật đủ thường xuyên để hỗ trợ hành động.
Nếu trạng thái “đang xử lý” được sử dụng cho nhiều công đoạn khác nhau, người quản lý vẫn khó biết cần can thiệp ở đâu. Vì vậy, chất lượng của bộ dữ liệu phụ thuộc cả vào định nghĩa và cách sử dụng.
Công cụ bỏ túi: Thiết kế dữ liệu bằng sáu câu hỏi
Câu hỏi | Ví dụ minh họa |
|---|---|
| Cần quyết định điều gì? | Ưu tiên xử lý những đơn có nguy cơ chậm |
| Cần thông tin nào? | Mã đơn, hạn giao, trạng thái, người phụ trách, vướng mắc |
| Mỗi trường được hiểu thế nào? | Hạn giao là thời điểm đã xác nhận với khách |
| Thông tin lấy từ đâu? | Phiếu đơn hàng và cập nhật của bộ phận thực hiện |
| Ai cập nhật, khi nào? | Người phụ trách cập nhật khi trạng thái thay đổi |
| Ai sử dụng để hành động? | Người quản lý rà soát và phân công xử lý |
Doanh nghiệp có thể thử mẫu này trên một phạm vi nhỏ trước khi mở rộng. Trong quá trình sử dụng, hãy ghi lại trường nào chưa rõ, thông tin nào còn thiếu và trường nào chưa phục vụ một quyết định cụ thể.
Khi nhu cầu đã rõ hơn, doanh nghiệp sẽ có cơ sở trao đổi về biểu mẫu, báo cáo, dashboard hoặc dịch vụ dữ liệu phù hợp. Với KisOperation, đây là mạch kết nối giữa đánh giá hiện trạng và xây nền dữ liệu, đi cùng năng lực sử dụng của đội ngũ.
Hai câu hỏi chiến lược để suy ngẫm
Thông tin nào doanh nghiệp đang yêu cầu nhân sự nhập nhưng chưa xác định được người sử dụng?
Nếu chỉ được xây một báo cáo trong tháng này, báo cáo đó sẽ hỗ trợ quyết định nào và ai chịu trách nhiệm hành động?
Hãy chọn một quyết định đang bị chậm vì thiếu thông tin và dùng sáu câu hỏi trên để phác thảo bộ dữ liệu cần thiết.