Khi một câu hỏi đơn giản cần mở năm nguồn thông tin: Doanh nghiệp nên bắt đầu tổ chức dữ liệu từ đâu?
“Khách hàng nào mua nhiều nhất trong ba tháng gần đây?” là một câu hỏi quen thuộc. Tuy nhiên, để trả lời, có doanh nghiệp phải mở file đơn hàng, kiểm tra sổ bán hàng, xem tin nhắn và hỏi lại người phụ trách. Tên khách hàng có thể được ghi theo nhiều cách, đơn đã hủy chưa được đánh dấu hoặc số tiền thực nhận nằm ở một nguồn khác.
Trong tình huống đó, khó khăn bắt đầu từ cách thông tin được ghi nhận, kết nối và cập nhật. Một báo cáo có thể mất nhiều thời gian vì người làm phải kiểm tra lại dữ liệu trước khi tính toán.
Chọn một câu hỏi cần trả lời trước
Doanh nghiệp không nhất thiết phải tổ chức lại mọi dữ liệu cùng lúc. Một điểm bắt đầu phù hợp là chọn câu hỏi có liên quan trực tiếp tới công việc hoặc quyết định đang cần xử lý.
Đó có thể là khách hàng nào thường quay lại, sản phẩm nào bán chậm, đơn hàng nào chưa hoàn tất hay công đoạn nào thường bị chậm. Từ câu hỏi này, doanh nghiệp xác định những thông tin tối thiểu cần có.
| Câu hỏi quản trị | Dữ liệu cần xem xét | Điều cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Khách hàng nào quay lại? | Mã khách hàng, ngày mua, đơn hàng | Một khách có được ghi thành nhiều tên không? |
| Sản phẩm nào bán chậm? | Mã sản phẩm, số lượng bán, tồn kho | Tên và đơn vị tính có thống nhất không? |
| Đơn hàng nào chưa hoàn tất? | Mã đơn, trạng thái, người phụ trách | Trạng thái có được cập nhật đúng lúc không? |
| Công đoạn nào thường bị chậm? | Thời điểm nhận và hoàn thành công việc | Các bộ phận có cùng cách ghi nhận không? |
Những trường thông tin cụ thể cần được điều chỉnh theo hoạt động của từng doanh nghiệp.
Tổ chức dữ liệu cần có người chịu trách nhiệm
Một bảng dữ liệu được làm sạch có thể nhanh chóng trở nên khó sử dụng nếu cách cập nhật không được thống nhất. Vì vậy, bên cạnh việc chuẩn hóa thông tin, doanh nghiệp cần xác định ai ghi nhận, ai kiểm tra và ai sử dụng kết quả.
Người nhập cần hiểu thông tin dùng để làm gì. Người kiểm tra cần biết dấu hiệu nào cho thấy dữ liệu thiếu hoặc chưa hợp lý. Người sử dụng cần phản hồi khi báo cáo chưa trả lời được câu hỏi quản trị. Cách phối hợp này giúp dữ liệu gắn với công việc, thay vì trở thành một nhiệm vụ nhập liệu riêng lẻ.
Dịch vụ dữ liệu bắt đầu từ công việc có phạm vi rõ ràng
Nhu cầu hỗ trợ có thể rất cụ thể: thống nhất danh mục khách hàng, chuẩn hóa mã sản phẩm, xử lý dữ liệu trùng, thiết lập biểu mẫu cập nhật hoặc xây báo cáo cho một câu hỏi quản trị.
Khi xác định rõ công việc, doanh nghiệp cũng dễ mô tả yêu cầu và đánh giá kết quả hỗ trợ hơn. Chẳng hạn, thay vì đề nghị “làm hệ thống dữ liệu”, có thể bắt đầu bằng mục tiêu “tổng hợp được đơn hàng theo khách hàng từ các nguồn hiện có, với quy tắc cập nhật thống nhất”.
Trong tuyến nội dung về dữ liệu và KisOperation, KisStartup sẽ tiếp tục làm rõ hành trình ASSESS–BUILD–INTELLIGENCE–OPTIMIZE, cùng vai trò của Data Coaching. Điểm bắt đầu là hiểu hiện trạng và chọn một vấn đề đủ cụ thể để xử lý.
Doanh nghiệp của bạn đang mất nhiều thời gian nhất để trả lời câu hỏi nào? Hãy chia sẻ câu hỏi đó hoặc tìm hiểu KARI Quick Score để bắt đầu rà soát mức độ sẵn sàng về dữ liệu và AI.