Bài tập thực hành: Kiểm tra hệ thống lưu trữ trong 60 phút
Doanh nghiệp có thể dành một giờ để kiểm tra hiện trạng.
Bước 1: Chọn 20 file quan trọng
Ví dụ:
- Năm hợp đồng.
- Năm hồ sơ lô hàng.
- Năm tài liệu tài chính.
- Năm hồ sơ khách hàng.
Bước 2: Tìm nơi lưu bản gốc
Ghi rõ file nằm ở:
- Máy cá nhân.
- Drive cá nhân.
- Drive công ty.
- Email.
- Ổ cứng.
- Phần mềm.
- Điện thoại.
Bước 3: Kiểm tra quyền sở hữu
Xác định tài khoản nào sở hữu file.
Nếu tài khoản thuộc cá nhân, đánh dấu là rủi ro.
Bước 4: Kiểm tra bản sao
Xác định file có ít nhất một bản sao độc lập hay không.
Bước 5: Kiểm tra khả năng tìm kiếm
Nhờ một người không trực tiếp tạo file thử tìm lại.
Nếu mất quá nhiều thời gian, cấu trúc lưu trữ cần được chuẩn hóa.
Bước 6: Kiểm tra khả năng khôi phục
Thử phục hồi một file đã xóa hoặc một phiên bản cũ.
Qua bài tập này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhìn thấy điểm yếu mà không cần đánh giá công nghệ phức tạp.
Năm câu hỏi trước khi đầu tư thêm dung lượng hoặc mua hệ thống mới
Trước khi trả tiền cho một giải pháp lưu trữ mới, doanh nghiệp nên trả lời:
- Dữ liệu nào đang chiếm nhiều dung lượng nhất?
- Dữ liệu nào thực sự cần truy cập thường xuyên?
- Dữ liệu nào có thể chuyển sang lớp lưu trữ rẻ hơn?
- Dữ liệu nào chưa có bản sao độc lập?
- Ai đang chịu trách nhiệm quản trị hệ thống?
Nếu chưa trả lời được, doanh nghiệp có thể đang giải quyết vấn đề bằng cách mua thêm dung lượng, trong khi nguyên nhân nằm ở cách tổ chức dữ liệu.
Lưu trữ dữ liệu là một phần của đổi mới vận hành
Lưu trữ thường được xem là một công việc kỹ thuật phía sau.
Nhưng cách doanh nghiệp lưu và tổ chức dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ ra quyết định.
Nếu nhân viên mất hàng giờ để tìm hồ sơ, thời gian phản hồi khách hàng sẽ chậm.
Nếu không tìm được lịch sử chất lượng, doanh nghiệp khó cải tiến sản phẩm.
Nếu dữ liệu nằm trong tài khoản cá nhân, doanh nghiệp khó mở rộng đội ngũ.
Nếu không có bản sao, doanh nghiệp có thể mất nhiều năm dữ liệu chỉ sau một sự cố.
Vì vậy, đổi mới vận hành không nhất thiết bắt đầu bằng tự động hóa hay trí tuệ nhân tạo.
Đôi khi, bước đổi mới quan trọng nhất là giúp đúng người tìm được đúng dữ liệu vào đúng thời điểm.
---------------------------
Doanh nghiệp của bạn đang có nhiều dữ liệu nhưng chưa biết bắt đầu chuẩn hóa từ đâu?
KisStartup đồng hành cùng doanh nghiệp đánh giá hiện trạng dữ liệu, xác định điểm nghẽn vận hành, lựa chọn bài toán ưu tiên và thiết kế lộ trình chuyển đổi phù hợp với nguồn lực thực tế.
Chúng tôi không bắt đầu bằng việc bán phần mềm. Chúng tôi bắt đầu bằng việc cùng doanh nghiệp làm rõ dữ liệu nào thực sự có thể tạo ra giá trị.
Liên hệ KisStartup để trao đổi về chương trình Tư vấn Dữ liệu & Tối ưu Vận hành dành cho doanh nghiệp.